کار اداری معمولاً کار پرجنجال و پردردسر و وقت گیر است. با بالا گرفتن گزارشها و موضوعات مرتبط به ناکارآمدی سیستم اداری مهم است به این موضوع پرداخته شود که چطور میتوان احساس امنیت را در محیط کاری ایجاد کرد، صداقت را قدرت بیشتر بخشید، ظرفیت کارمندان و مامورین را افزایش داد، و یک رابطه مفید و قدرتمند میان رییس، مدیر و کارمندان دیگر ایجاد کرد. این مقاله از منظر روانشناسی به بررسی این موضوع می پردازد .

مقدمه

مدیریت فرایند به کارگیری مؤثرو کارآمد منابع مادی وانسانی در برنامه ریزی سازماندهی بسیج منابع وامکانات هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می گیرد.

واقعا باید گفت ؛ که در ابتدا انسان ها درباره مدیریت چقدر می دانند؟ دانش مدیریت تا چه حد علمی است و آیا مدیریت علم است یا هنر؟ بخشی از مدیریت را می توان از طریق مديریت آموزش فرا گرفت و بخشی دیگر را ضمن کار باید آموخت در واقع بخشی را که با آموزش فرا گرفته می شود علم مدیریت است . و بخشی را که موجب به کار بستن اندوخته ها درشرایط گوناگون می شود هنر مدیریت می نامند. «به عبارتی دیگر سخن علم دانستن است و هنر توانستن.»

تعریف روانشناسی مدیریت

در مورد روانشناسی مدیریت تعاریف مختلف و حتی برداشت هایی تا حدودی متفاوت ارائه داده اند از مجموعه اشاراتی که از آنها سخن رفت می توان نتیجه گرفت که : روانشناسی مدیریت عبارت است از زمینه مطالعاتی معینی که در چهارچوب آن ، رفتار مدیر و فرآیند رهبری از دیدگاه روانشناسی مورد بحث و بررسی قرار می گیرد. به یقین یک چنین مطالعه ای به ما امکان می دهد تا در حل مشکلات مدیریت از یافته- های روانشناسی مدد بگیریم و با استفاده از نظریه های آن ، به تجزیه و تحلیل مسائل مدیریت بپردازیم و گره های آن را باز کنیم.

باید در نظر داشت که مطالعات مربوط به روانشناسی مدیریت نه تنها موجب می- گردد که مدیر در اداره امور سازمان توانایی بیشتری پیدا کند ، بلکه استفاده از یافته- های علمی نیازهای مربوط به آن را امکان پذیر می سازد و با در نظر گرفتن یک چنین استفاده ملموس از روانشناسی مدیریت است که آن را شاخه ای کاربردی از دانش روانشناسی تلقی می کنند.

از لحاظ موضوع روانشناسی قسمتی از علوم اجتماعی است و بسیاری از مسایل که جامعه شناسان در آن تحقیق می کنند ، مورد علاقه روانشناسان نیز هست و از طرف دیگر تحقیقات روانشناسان مورد استفاده کلیه شعبه های علوم اجتماعی قرار می گیرد.

اهمیت مطالعات رواشناسی مدیریت

انسان موجودی اجتماعی است ، بطوری که بدون ارتباط با اجتماع ( اعم از اجتماعات حاضر و یا اجتماعات تاریخی و گذشته که با استفاده از تجربیات آن زندگی انسانی نمود پیدا می کند ) مفهوم زندگی بشر از بین می رود و حیات او با زیست حیوانات پست تفکیک ناپذیر می شود . به هر حال زندگی در اجتماع ، آدمی را به موجود سازمانی تبدیل کرده است ؛ و او برای ادامه حیات بشری ناگذیر است در اجتماعات متعددی عضویت و شرکت داشته باشد و با توجه به تاثیر مطالعات مربوط به دانش مدیریت در شکل گیری و دوام سازمانهای اجتماعی ، اقتصادی و .... می توان نتیجه گرفت که انسان معاصر در طول زندگی خود به دانش مدیریت متکی است و برای بهتر زیستن ( اداره صحیح سازمان ها ) گریزی جز رویکرد به مدیریت و مطالعه آن نمی باشد.

نارسایی های مربوط به مدیریت نه تنها کارکرد سازمان ها را مختل و در سازمان زندگی معاصر بشر اختلال ایجاد می کند ، بلکه هم چنین موجب می شود بر اثر عدم کارایی سازمانها و یا حتی پاشیدگی آن ها تلاش های افراد بشر بطور صحیح و اصولی پیوند نخورد و کوشش های آدمی در سازندگی جوامع به هدر رود و نیروی انسانی به عنوان گرانبهاترین سرمایه پایمال گردد .

مطالعه در زمینه روانشناسی مدیریت به ما این امکان را می دهد که تا با اصول، قواعد و تکنولوژی بهره برداری صحیح از نیروی انسانی ، فعال کردن خلاقیت ها و ایجاد جریان فکری در جامعه آشنا شویم و از طریق کاربرد یافته های روانشناسی موانع توسعه در زمینه ایجاد سیستم های فعال اجتماعی ، اقتصادی ، سیاسی ، آموزشی و فرهنگی را از میان بر داریم . از طریق ترویج یک چنین مدیریت مبتنی بر روانشناسی به ویژه در زمینه مدیریت آموزشی و تحقیقاتی است که باروری نسل های آینده امکان-پذیر خواهد شد و خلاقیت آنان به عنوان بزرگترین سرمایه ملی به کار گرفته خواهد شد.

روح و روان انسان‌ها سرچشمه‌ای است از انرژی که انگیزه، اشتیاق، پیشرفت و افتخارات از آن برمی‌خیزد و افراد را قادر می‌سازد کارهای ارزنده‌ای به ثمر برسانند. این آرزوی هر مدیر است که با ایجاد انگیزه در مامورین و کارکنان اداره اش، نیروی درونی و نهفته آنان را از قوه به ‌فعل درآورد و محیطی پرتحرک و بانشاط برای تجلی بهترین استعدادها فراهم کند. نقش فرد و ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری او به‌عنوان یک انسان در سازمان در چند دهه اخیر مورد توجه خاصی قرار گرفته است و برای توفیق در این زمینه، علم روانشناسی با تمام ظرافت و توانمندی خود به یاری حوزه مدیریت آمده است. امروزه روانشناسی سازمانی (Organizational Psychology) یکی از رشته های مهم، کارآمد و مورد علاقه است.

ورود روانشناسی به عرصه پرفراز و نشیب مدیریت سبب شد تا با استفاده از نظریه‌ها و مکتب‌های گوناگون روانشناسی و با استناد و برقراری روابط انسانی به تبیین شخصیت و رفتار فرد در سازمان پرداخته شود و مفاهیمی مانند انگیزش، تشویق، و رفتار سازمانی مورد تاکید و دقت قرار گیرد. انسان گرامی‌ترین گوهر آفرینش ولی در عین زمان ناشناخته‌ترین آن است. رفتار آدمی تابع اندیشه‌ها، احساسات، انگیزه‌ها، خواست‌های درونی و عوامل عاطفی و تربیتی اوست که در موقعیت‌های مختلف به‌صورت‌های گوناگون ظاهر می‌شود. بهمین دلیل، برای آشنایی با ابعاد مختلف وجود آدمی و ایجاد یک ارتباط بهتر و ایجاد انگیزش و حفظ و تامین صحت روانی در افراد، آشنایی با علم روانشناسی و علوم رفتاری امری لا‌زم و ضروری است.

خوشبختانه در قرون جدید، علم روانشناسی در حوزه کار مدیریت به فعالیت‌های چشمگیری پرداخته است و از اواسط دهه ۱۹۲۰ روابط انسانی به صورت یکی از ارکان و راهبردهای مهم کاری در مدیریت تبدیل شده است. در مدیریت (Management)، راهبردهای روانشناسی از قبیل: شناخت تفاوت‌های فردی، استعدادها، عوامل انگیزشی، برقراری روابط انسانی، چگونگی تشویق و تنبیه و… مدیران را در پیوند بیشتر با کارمندان و همتایان آنان یاری می‌دهد. موضوع این است که پی‌بردن به شیوه‌های نفوذ و برقراری ارتباط سازنده و سبک‌های رهبری، مدیران و رؤسا را از حالت خشک و بی‌روح مدیریت بیرون آورده، به سمت مدیریت بانشاط و پرتحرک سوق داده، شور و اشتیاق، انگیزش، آرامش، پویایی، نوآفرینی و تغییر و تحول در کٌل سازمان تحت پوشش را افزایش داده و در نهایت به بالا‌بردن کیفیت و بهره‌وری بیشتر رهنمون میسازد.

از روانشناسی چند تعریف میتوان بیان کرد، ولی دو تعریف عمده از آن درینجا ارایه شده که هر یک جنبه ویژه‌ای را نمایان می‌کند: بنابر تعریف اول، روانشناسی علم رفتار است. این تعریف که از سوی روانشناسان رفتارگرا ارائه شده است، انسان و سایر جانداران را از دیدگاه رفتاری آنان مورد مطالعه قرار می‌دهد. علوم رفتاری که به این جنبه روانشناسی بستگی دارد، رفتار را بیشتر مطالعه می‌کند تا ذهن و اندیشه و یا احساسات را، زیرا رفتار قابل مشاهده، ثبت‌کردنی، قابل اندازه گیری، و درخور مطالعه است. در این نوع روانشناسی اندیشه‌ها، احساس‌ها و درک افراد را از راه مطالعه رویدادهایی که به‌صورت رفتار آشکار می‌‌شوند، مورد قضاوت قرار می‌دهد.

تعریف دیگری که از روانشناسی شده است، موضوع علم روانشناسی را مطالعه درباره ماهیت رفتار، استعدادها، عواطف و محصولا‌ت ذهنی می‌داند، یا در واقع روانشناسی را مطالعه ذهنیت‌ها و احساس‌ها و عواطف، و حالت‌های روانی تعریف می‌کند و مکتب آنان به نام روانکاوی (تجزیه و تحلیل روان) و شاخه های مربوط به آن شناخته شده است.

برای چنین مطالعه‌ای تنها مشاهده رفتار کافی نیست، زیرا هنگامی که دو نفر با یکدیگر جنجال می‌کنند و یا یک بیمار روانی رفتاری را از خود نشان می‌دهد، در پشت آن رفتار انگیزه‌ها و دلایلی در کار است که ما از آن آگاه نیستیم. آنچه قابل مشاهده است رفتار است، نه انگیزه‌های رفتار و از این رو برای شناخت انسان نیاز به شناخت جنبه‌های ذهنی و احساسی او وجود دارد.

امروزه در مدیریت از هر دو تعریف استفاده می‌شود و برای شناخت روانی مامورین یک سازمان، عواطف، انگیزه‌ها، استعدادها، شخصیت، و ذهنیت‌های افراد مورد توجه و بررسی قرار می‌گیرد.

مدیریت را هم به گونه‌های متفاوت تعریف کرده‌اند. یکی از صاحبنظران این حوزه  مدیریت را افزایش نفوذ در پذیرش عملی دستورات با راهنمایی‌های مشخص سازمانی می‌داند. جورج تری نیز رهبری و مدیریت را کوشش برای نفوذ در مردم که با علا‌قه و مشتاقانه برای رسیدن به اهداف گروه کوشش می‌کنند، می‌داند. بنابراین مدیریت فرآیندی (پروسه) است اجتماعی که با به‌کارگیری مهارت‌های علمی، فنی و هنری کلیه نیروهای انسانی و مادی را تنظیم و هماهنگ کرده و با استفاده از راهبردهای روانشناسی و برقراری روابط انسانی و فراهم ‌آوردن زمینه‌های انگیزش و رشد از طریق نیازهای منطقی فردی و گروهی به اهداف سازمان کمک می‌کند.

موضوعات روانشناسی و به‌ویژه رفتار سازمانی و تاثیر آن در سال‌های اخیر بیش از پیش مورد توجه دانشمندان قرار گرفته است. شاید یکی از دلا‌یل آن میزان دشواری‌هایی است که مدیران سازمان‌ها در سلسله مراتب مختلف کاری خود با آن مواجه هستند.

امروزه بروز مشکلا‌ت و فشارهای روحی و روانی ناشی از زندگی ماشینی روابط همه افراد را تحت‌الشعاع خود قرار داده است که برای کاهش اینگونه فشارها و اضطراب‌ها، تکنیک‌های علوم رفتاری در روانشناسی می‌تواند مددرسان و یاری‌دهنده همه افراد در سازمان‌ها و خصوصا مدیران باشد. هر سازمانی علا‌وه بر لزوم در دست‌داشتن منابع مادی و مالی نیاز به نیروی انسانی ماهر، بااستعداد، توانمند، توانا، باانگیزه، کوشا، متعهد، و با علا‌قه دارد.

به نظر دانشمندان مدیریت (کنز و کان) مدیران نباید فقط در پی جذب نیروی انسانی (قوای بشری) برای ادارات خود باشند، بلکه باید در حفظ و نگاهداری این منابع نیز کوشش فراوان به‌کار برند و باید کاری کنند تا مامورین در حالی که کار و وظیفه خود را انجام می‌دهند، نوعی وابستگی و دلبستگی نیز به کار و سازمان پیدا کنند و به عبارت دیگر سازمان را همچون خانه خود دوست داشته و در آن احساس امنیت و آسایش که از نیازهای اساسی هر انسانی به‌شمار می‌آید، داشته باشند.

بنابراین برای آنکه سازمان و اداره ای موثر باشد، مدیر باید جنبه‌های انگیزشی و تشویقی کار، مشارکت در کار و استفاده از عوامل روانی و رفتاری را در مناسب‌ترین بخش‌های برنامه کاری خود جای دهد. شناخت و تامین درست نیاز مامورین یکی از مهارت‌های ارزنده مدیریت به ‌شمار می‌آید.

روابط انسانی به معنای برقراری رابطه مثبت، هدف‌دار و سازنده با پذیرش شخصیت، تفاوت‌های فردی و نیازهای افراد سازمان و علا‌قه‌مندبودن به نیازها، علا‌یق، استعدادها و توانایی‌های آنان است که توجه به این موارد استفاده از تکنیک‌های مهم در علم روانشناسی است. رابطه انسانی با دلسوزی و احساس مسوولیت نسبت به مامورین درون سازمان و ایجاد جو اجتماعی در شرایط مطبوع و خوشایند و همراه با محیط تفاهم و درک متقابل به‌وجود می‌آید.

روابط انسانی در دیدگاه‌های مختلف مورد بررسی قرار گرفته است. از نظر دیدگاه جامعه‌شناسی، ارتباط‌های انسانی و شیوه‌ مشترک زندگی و آگاهی از هدف، سه عامل سازنده جامعه به حساب می‌آید. ازدیدگاه روانشناسی اجتماعی مساله عمده انسان، بقا نیست؛ بلکه یادگرفتن نحوه زیستن باخودش است، انسان حاصل روابط و پیوندهایش با دیگران است و اگر قرار باشد شناختی از وی به دست آوریم، باید او را در این چارچوب بشناسیم.

در تاریخ تحول مدیریت، نظریه روابط انسانی جایگاه ویژه‌ای دارد. این نظریه در دهه ۳۰ میلا‌دی نضج گرفت و در دهه بعد تکامل یافت. در نظریه روابط انسانی، موثرترین عامل در ارتقای تولید و کارایی سازمان، نحوه تشکل افراد در قالب گروه‌ها (گروپها، دسته ها) و نوع روابط بین آنها است. از دیدگاه مدیریت، روابط انسانی عبارت است از برانگیختن افراد در سازمان به‌منظور ایجاد همکاری از نوعی که نیازمندی‌های افراد را برطرف سازد و موجبات تحقق اهداف‌ سازمان را فراهم آورد. در مدیریت آموزشی نیز روابط انسانی یعنی، توان برقراری ارتباط انسانی با معلمان و مامورین از طریق پذیرفتن وجوه شخصیت، ویژگی‌های فردی و همه تفاوت‌هایی که احتمالا‌ با شخص مدیر دارند (و با وجود آوردن این احساس که مدیر یا رییس به آنها توجه کرده، وضعیت شان را درک نموده، از مشکلات و دغدغه های شان آگاه بوده و برای حل آنها جدی است). نقش روابط انسانی در مدیریت و خصوصا در مدیریت آموزشی بسیار جدی و اساسی است، به طوری که روابط انسانی در این نوع مدیریت، عاملی اثرگذار محسوب می‌شود که از دو بعد بر کیفیت عملکردهای مدیر موثر خواهد بود.

از یک سو عوامل تولید سیستمی در نظام‌های آموزشی نیازمند برقراری، حفظ و تکوین رفتارهای مناسب انسانی است و معلمان، مشاوران، سرپرستان، مامورین دفتری و اداری جز این دسته از عوامل قرار می‌گیرند. از سوی دیگر مواد خام که تولید روی آنان صورت می‌پذیرد نیز مترصد دریافت و جذب انسانی‌ترین و اصیل‌ترین رفتارهایی است که مدیریت اعمال می‌کند. رفتار سازمانی مناسب برگرفته از روانشناسی روابط انسانی و مدیریت آموزشی، نه‌تنها موجد آثار آنی خواهد بود، بلکه به دلیل خاصیت فوق‌العاده پذیرندگی مواد خام (درون داده‌ها)، تاثیر عمیق و پایداری در درازمدت برجای خواهد گذاشت. به نظر روانشناسان احتیاجات روانی افراد به اندازه احتیاجات جسمی در صحت روحی و جسمی آنان تاثیر دارند و به همان اندازه اساسی و ضروری هستند.

موضوع صحت روانی به سالم و متعادل بارآوردن شخصیت انسان‌ها از طریق فراهم‌آوردن محیط مناسب برای تامین نیازها و شکوفایی استعدادها برمی‌گردد. به همین دلیل، در تعریف صحت روانی آمده است که صحت روانی عبارت است از پیشگیری از پیدایش بیماری روانی و سالم‌سازی محیط روانی تا افراد جامعه (سازمان) بتوانند با برخورداری از شخصیت و روان متعادل با عوامل محیط خود رابطه برقرار کرده و در راه تامین نیازها، شکوفایی استعدادها و رسیدن به اهداف‌ متعالی فردی و اجتماعی خود بکوشند. چنانچه سازمانی بتواند زمینه‌های تامین صحت روانی را فراهم آورد، شخصیت و روان افراد متعادل می‌شود و می‌توانند با یکدیگر و همچنین با عوامل محیطی، روابطی مطلوب برقرار سازند. بدین ترتیب اگر مدیر در درون سازمان خود مانند مکتب، صحت روانی را تامین کند شاگردان، معلمان و مامورین اداری روابطی مطلوب و منطقی و بر پایه روابط انسانی سازنده با هم خواهند داشت.

این سبب بهبود کیفیت در تعلیم و تربیه (آموزش و پرورش) و فضایی آکنده از شور و نشاط، تحرک و پویایی و امنیت، عشق و علا‌قه به حضور در محیط سازمان که در نتیجه منجر به سلا‌مت روحی و روانی کلیه نیروهای اصلی می‌شود و مسلم است که این روند تفکر خلا‌ق، پیشرفت و توسعه را به همراه خواهد داشت.