مقدمه
انبار ساختمان یا محوطه‌ای تجاری است که با بهره‌برداری از یک سیستم صحیح طبقه‌بندی و تنظیم، برای نگهداری یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف، استفاده می‌گردد. علاوه بر آن انبارها به عنوان نقاط و تأسیساتی برای نگهداری موقت به منظور توزیع و تجمیع کالاها در سیستم‌های توزیع نیز استفاده می‌شوند.
انبار و انبارداری از مهم ترین بخش های یک سازمان و یا شرکت هستند، زیرا بخش بزرگی از دارائی های سازمان ها در موجودی های انبار آنها انباشته شده است. موجودي كالاهاي انبار بايد در محل های امن و به صورت منظم نگهداري شود و به نحوی باشد که دسترسي به آن در مواقع لزوم به آساني امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد.
البته اداره انبار ها سخت و هزینه بر است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه های انبارداری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی موارد مهم در انبارداری می پردازیم.
انبارداری و اصول انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از دريافت کالا و اقلام از قسمت هاي مختلف شركت يا ديگران از خارج شركت و نگهداري آن ها با توجه به قوانين انبارداري. این امر باعث سهولت در تحويل دادن ( صدور ) و تحويل گرفتن ( ورود ) با كمترين وقت و نيروي مورد نياز می باشد. همچنین رسانيدن اجناس و كالاهاي مورد نياز بخش های مختلف و يا خريداران به آنها در کمترین زمان ممكن براساس مدارك و ضوابط قانوني از وظایف انباردار می باشد.
فرایندهای اصلی در انبارداری
فرآیندها در انبارداری مجموعه از عملیات هایی هستند که در کلیه انبارها رایج می باشند.
پذیرش کالا:
شرکت های حمل و نقل یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن کالا می باشد. با ورود کالا به انبار باید کنترل های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می نمایند. پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار کالاها دسته بندی می شوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال می شوند.
جاگذاری و جابجایی کالا:
پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردهای موجود در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، لازم است مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعین شده جاگذاری شود.
محل نگهداری دقیق کالا در انبار باید در اسناد کاغذی و یا سامانه مدیریت انبار ثبت شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (که ممکن است شرکت حمل و نقل باشد) رسید یا قبض انبار را دریافت می کند. صاحب کالا از کالاهای تحویل داده شده به انبارهای عمومی می تواند به عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک ها و موسسه مالی و اعتباری استفاده کند. البته برای این کار، انبارهای عمومی رسمی که اساسنامه آنها بر اساس تصویب نامه قانونی انبارهای عمومی مصوب ۱۳۴۰ به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، امکان صدور برگه وثیقه برای صاحب کالا را خواهند داشت.
انتخاب و گردآوری کالا برای خروج:
در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل حمل می شود. با توجه به موضوعی که در بالا ذکر شد، در صورتی که برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نخواهد شد.
بسته‌بندی و تحویل کالا:
پس از صدور مجوز خروج کالا، با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله‌ی نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می‌شود و در صورتیکه صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر بسته‌بندی و بارگیری می‌شوند. درصورت نیاز بایستی فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آنها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) تهیه و ارائه شود.
اهداف و وظایف انبارها:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در بخش خصوصی و چه در سازمان های دولتی، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه نشود و در دسترس واحد مصرف کننده قرار نگیرد، در فعالیت های موسسه مشکل ایجاد می شود.
از جمله مهم ترین وظایف انبار ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
حفظ مقدار موجودی کالاهای مورد نیاز در حد مناسب و برنامه ریزی برای آن.
همکاری در خرید و تامین کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان.
اجرای قوانین و دستوالعمل های سازمان در انبارداری که جنبه مالی دارد باید توسط مسئولین انبار رعایت شود.
اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری باعث سرعت بخشیدن در انجام امور سازمان می شود و درنهایت صرفه جویی حاصل شده باعث تقویت وضعیت مالی سازمان می شود.