موضوع : تحقیق مقدمات داده پردازی

هر اطلاع مفید ولازم درباره چیز یا امری رایک داده می گویند به شناسنامه خود نگاه کنید نام  نام خانوادگی نام پدر سال تولد محل تولد شماره شناسنامه وسایر اطلاعات آن  همه درباره شماست اینها داده های مرتبط با شما هستند و شما را از دیگران متمایز ومجزا می کنند به شما سود می رسانند حقوق شما را محفوظ می دارند وبه دولت امکان می دهند که برای شما برنامه ریزی کندو امکانات فراهم سازد داده ها در همه امور  نقش بازی می کنند مثلا در دادوستد  داده ها نقش بسیار بزرگی دارند اطلاع ازاین که چه مقدارپول دارید؛ بابت چه کالا وخدماتی پول گرفته یا پرداخته اید از چه حسابی پول برداشته وبه کدام حساب واریز کرده اید چقدر طلبکبرید وچقدر بدهکارید؛و  همه  داده های مالی شما هستند   حسابداران با چنین دا ده های مالی  سروکاردارند وآن را مدیریت می کنند وازآن ها نتیجه گیری می کنند گفتیم که داده ها باید مفید ولازم باشند مثالی می زنیم

اگردر شناسنامه شما وزن یا قد شما را می نوشتند صحیح بود پاسخ منفی است ذکر وزن وقد در شناسنامه کاربردی ندارد و وجود آنها لازم نیست  هر چند که مفید است اما در پرونده پزشکی شما هم لازم هستند وهم مفید زیرا به شناسایی وضع سلامت شما ونیز  به شناخت ودرمان بیماری شما یاری میرسانند داده ها با هم ارتباط دارند اگر بدانید شماره شناسنامه شخصی ۲۵۹ است  آیا می توانیداورا پیدا کنید این کار دشوار است  ممکن است شماره شناسنامه خیلی از مردم۲۵۹ باشد حالا اگر بدانید که نام آن شخص مثلا مسعود است یافتن او آسانتر می شود؛ هر چند که هنوز هم شاید اسم خیلیها مسعود وشماره شناسنامه شان ۲۵۹ باشد اما اگر در همین حال  نام خانوادگی او را هم بدانید دیگر یافتن اوساده می شود نتیجه ارتباط داده ها به یکدیگر  شناسایی سریعتر است داده هایی که به هم ارتباط نداشته باشند یا نتوان ارتباط آنها را نسبت به هم پیدا کرد  کاربرد زیادی ندارد وشاید اصلا به درد نخورد داده های نامرتب کاربرد ندارند 

اگر اطلاعات وداده های زیادی را بدون نظم وترتیب در جاهای مختلف پخش کنید چطور می توانید به هنگام نیاز ازمیان آنها چیز خاصی را پیدا کنید داده ها هم مثل اشیای یک خانه یا انبار هستند وفقط از طریق نظم دادن وطبقه بندی وتازه کردن آنهاست که می توان از آنها سود برد  

داده ها چگونه مرتب میشوند 

راههای مختلفی برای مرتب کردن داده ها وجود دارد یکی از آسانترین روشها آن است که داده هارا به شکل یک جدول در آوریم  همه شمامی دانید جدول چیست برنامه دانشگاه شما یک جدول است دفتر حضور وغیاب کلاس شما یک جدول است صورتحساب بانکی پدر ومادر شما یک جدول است   اصول تمام جدولها یکی است ودرک آن نیز بسیار آسان است در تمام آنها برای مرتب کردن اطلاعات صفحه را خط کشی کردند وآن به شکل سطر ها وستونها در آوردند به این ترتیب   مجبورید اطلاعات را به شکل مرتب و زیر هم  در جدول وارد کنید در بالای هر ستون جدول نام آنچه را که قرار است در آن ستون وارد کنید می نویسید در هر سطر اطلاعات نام شخص یا چیزی را که آن داده ها به او مرتب است می نویسید مثالی می زنیم کتابهایی را که در خانه یا دانشگاه دارید در نظر بگیرید می توانید یک جدول درباره ی آنها تشکیل دهید و اطلاعات مرتبط با کتابها را در آن نگهداری کنید

جستجو در جدول داده ها

گفتیم که مرتب کردن اطلاعات   جستجو در آن را آسان می کند فرض کنید که جدولی از کتاب های موجود در خانه یا دانشگاه خود را تهیه کرده اید واینک می خواهید بدانید که مثلا کدامیک در سال ۱۳۷۱چاپ شده است 

در این صورت  به شکل زیر عمل می کنید

ستون تاریخ نشر را می بینیم وآن را از بالا به پایین مرور می کنید   در هر خانه ای از این ستون که عدد ۱۳۷۱ که دیدید آن سطر جدول را با یک قلم رنگی رنگ می زنید یا بیرون جدول   کنار نام کتاب  یک علامت می گذارید  وقتی همه جدول را مرور کردید تمام سطرهایی که علامت دارند یا رنگ شده اند  کتابهای مورد نظر شماهستند به همین شکل  جستجوی نام نویسنده خاص ویا هر مورد دیگر  آسان می شود 

با ارزان شدن وتوانمندشدن رایانه ها بزودی برنامه نویسان بر آن شدند تا برنامه های کاربردی قدرتمندی را برای کار با اطلاعات ایجاد کنند که در عین حال آسان وهمه فهم باشد یکی از آخرین محصولات نرم افزاری ویژه ی این کار برنامه های اداری شرکت میکروسافت است این سلسله از برنامه های میکروسافت آفیس  MicrosaftOffice  نام دارد و مجموعه ای از چند برنامه ی کاربردی برای ماشینی کردن دفاتر کار است 

یکی از قطعات این مجموعه برنامه ها برنامه ی کاربردی اکسس است که برای داده پردازی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده است این برنامه می تواند یک پایگاه داده ها را اداره کند اینک ببینیم که پایگاه داده ها چیست

تعریف پایگاه داده ها

گفتیم که یکی از روشهای آسان اداره ی داده ها ایجاد جدول مرتبی از آنهاست که به آن جدول داده ها  DataTable می گویند 

برنامه ی اکسس دو یا چند جدول داده را پایگاه داده ها  Database می نامدو می تواند آن رابه خوبی اداره کند برنامه ای را که می تواند یک پایگاه داده ها را اداره کند برنامه ی مدیریت پایگاه داده ها Database Management Program می گویند اکسس یک برنامه ی مدیریت پایگاه داده هاست به مجموعه ای از جدولهای داده ها پایگاه داده ها می گویند 

تعریف فیلد Field و رکورد Record 

همان طور که قبلا گفتیم اکسس با جدول های داده ها کار می کنیم هر جدول از تعدادی سطرو ستون تشکیل شده است اکسس به هر یک از ستون ها یک فیلد  Field  میگویند بنابراین جدول کتابخانه ی ما در مثال قبلی ۶فیلد دارد همچنین اکسس هر سطر جدول داده ها را نیز یک رکورد می خواند 

در همان جدول کتابخانه ها در مثال قبلی  شما سه رکوردرا می بینید به این ترتیب  هر رکورددر آن داده ها را نیز یک رکورد Record می خواند در همان جدول کتابخانه ها در مثال قبلی شما سه رکورد را می بینید به این ترتیب هر رکورد در آن جدول شامل شش فیلد است درک مفهوم فیلدو رکورد در کار با اکسس بسیار مهم است اما پس از مقداری تمرین به راحتی آن را فرا گرفته به کار گفتیم که هر پایگاه داده از تعدادی جدول تشکیل می شود حال ببینیم چرا چند جدول رادر یک پایگاه داده ها می گذارند و این کار چه مزیتی دارد به مثال زیر توجه کنید

فرض کنید یک جدول داده ها دارید که فیلد های آن اطلاعاتی درباره ی سفارش های مشتریان یک فروشگاه مثل نام و نام خانوادگی و تاریخ ومقدار خرید هر کالاست و جدول دیگری داریدکه در آن فیلد های دیگری مثل اطلاعاتی درباره ی شهر محله خیابان کوچه تلفن وموارد از این دست درباره ی همان مشتری ها موجود است حال چگونه بایدمثلا کشف کنید که فلان مشتری ساکن فلان خیابان چقدر خرید کرده است اطلاعات خرید و فروش مشتری در یک جدول و اطلاعات سکونتی همان مشتری در جدول دیگر است 

برای این کار باید در هر یک از جدول های یک فیلد مشترک پیدا کنید یعنی فیلدی که هم در این جدول و هم در آن جدول موجود باشد بعد

اطلاعات را از جدول اول برمی دارید و به فیلد مشترک نگاه می کنیدوداده ی موجود در آن مثلا نام خانوادگی یا شماره ی شناسنامه را جایی یادداشت می کنید

در جدول دوم فیلد مشترک را پیدا می کنیدو در آن داده ای را که یادداشت کرده اید می یابید حالا رکورد مورد نظررا پیدا کرده ایدوباید در آن به سراغ فیلد نشانی بروید وآن را یادداشت کنید

به این ترتیب این دو جدول به هم ربط پیدا می کنند ربط دادن جدول ها به هم از طریق یک فیلد مشترک قدرت مانور شمارا در جستجوی داده هاو نتیجه گیری از آنها بسیار افزایش می دهد ودر حجم جدولها صرفه جویی می کند زیرا دیگر لازم نیست که مثلا در مقابل هر رکوردی که برای خرید و فروش مشتری به وجود می آورید یک بار هم آدرس او را در همان جدول بنویسیدو می توانید این داده را از جدول دیگری بردارید به این مدل از پایگاه داده ها پایگاه داده ها ی ارتباطی  Relational Database  اکسس از این مدل پایگاه داده ها استفاده میکندو به همین سبب به آن مدیرپایگاه داده های ارتباط  Relational Database Management System  به طور خلاصهRDMBSمی گویند

تعریف پایگاه داده های ارتباطی

پایگاه داده های ارتباطی مجموعه ای از جدولهای داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولها وجود دارد و از طریق آن می توان داده ها را به هم ربط داد

تعریف کلید

اکسس به فیلدی که لا اقل در دو جدول داده ها مشترک باشد فیلد کلیدی KeyField یا به اختصار  کلید می گویند علت این نام آن است که این فیلد کلید وارد شدن از یک جدول به جدول دیگر است گفتیم که دو جدول اکسس از طریق یک فیلد مشترک می توانند به همدیگر ارتباط یابند حالا این موضوع را برای بیش از دو جدول بررسی می کنیم در این مورد مثالی را مشاهده کنید 

فرض کنید دو جدول داده هایاکسس دارید که در اولی مشتریان معرفی می شوندو به هر یک از آنها یک شماره ی مشتری که حتما باید غیر تکراری و بدون مشابه باشد اختصاص می یابد حالا اگر جدول دیکری داشته باشیم که به خرید های مشتریان اختصاص یافته باشدو در آن هم برای هر بار خرید مشتریان یک رکوردثبت و نگهداری شود اگر در این جدول از همان شماره ی مشتری های تعریف شده در جدول مشتریان استفاده کنید این دو جدول به هم ارتباط می یابند هر چند که در هر دو جدول داده های تکراری وجود دارد یعنی فیلد شماره ی مشتری  اما این تکرار اجتناب ناپذیراست و در عوض باعث می شودکه از تکرار بزرگتری که همان اطلاعات کاملجدول مشتری هاست در جدول خرید مشتریان جلوگیری شود 

حالا فرض کنید یک جدول دیگر هم داریدکه یکی از فیلدهای آن نام مشتریست اما فیلدشماره مشتری ندارد آیا این جدول را هم می توان به جدول اولیوصل کرد بله اگر فیلد نام مشتری در هر دو فایل یکسان تعریف شده باشد می توان از این فیلد برای اتصال دو جدول داده ها استفاده کرد بنابراین فیلد کلید ما در این حالت فیلد نام مشتری است وقتی این دو جدول داده ها به هم مرتبط شوند  در حقیقت به جدول دیگرهم وصل شده اند زیرا دو جدول دیگر نیز از طریق یک فیلد مشترک به هم متصل بودند به این طریق  هر سه جدول از طریق فیلدهای دوبه دو مشترک به هم وصل شده اند بنابراین لازم نیست که فیلد های ارتباط دهنده در هر سه جدول یا بیشتر  یکی باشند بلکه فقط کافیست دو به دو یکی باشند چگونه یک پایگاه داده ها بسازیم

داده پردازي مقدمات داده پردازي 

فهرست مطالب

تعریف داده Data   1

داده ها با هم ارتباط دارند  ۱

داده های نامرتب کاربرد ندارند  ۳

داده ها چگونه مرتب میشوند   ۳

جستجو در جدول داده ها ۵

تعریف پایگاه داده ها ۵

تعریف فیلد Field و رکورد Record   6

تعریف پایگاه داده های ارتباطی   ۷

تعریف کلید  ۸

چگونه یک پایگاه داده ها بسازیم ۹

کارهایی را که می خواهید با پایگاه داده هاانجام دهید معین کنید ۹

نمودار گردش عملیات را رسم کنید ۱۰

شناسایی داده های لازم ۱۰

گروه بندی داده ها ۱۰

سازماندهی داده ها ۱۱

ایجاد فرمها وگزارشها ۱۱

آزمایش وتجدید نظر وتصفیه ۱۱

آشنایی با Access 12

بازجست Query   12

فرم Form   13

گزارش Report   14

ماکرو Macro   16

ماجول Modules   17

ورود به اکسس ۱۸

ایجاد جدول به روش دستی   ۱۹

انواع گوناگون داده ها در اکسس ۲۰

تعیین نوع داده فیلدها ۲۱

تغییر و ویرایش ساختار جدول داده ها ۲۳

تغییر نام فیلد جدول مورد نظر  ۲۴

حذف کامل یک فیلد  ۲۴

ایجاد فیلد جدید  ۲۴

تغییر ماهیت یک فیلد  ۲۵

ورود داده ها به جدول در حالت کار برگ   ۲۷

انتخاب کردن داده ها ۲۹

مرتب سازی جدول داده ها ۳۰

انواع بازجست   ۳۰

آشنایی با طراحی فرم  ۳۱

نحوه طراحی فرم  ۳۲

آشنایی با طراحی گزارش ۳۴

تفاوتهای فرم وگزارش ۳۴

ایجاد گزارش ۳۵

ایجاد گزارش خودکار  ۳۶

طراحی و ویرایش گزارش ۳۷

گزارش برای چه کسی چاپ می شود   ۳۸

گزارش در چه چاپگری چاپ می شود   ۳۸

سفارش دهنده گزارش به چه اطلاعاتی نیاز دارد   ۳۸

نحوه طراحی گزارش ۳۸

تعیین برچسب فیلد  ۴۳

نگهداری وایمن سازی بانک اطلاعاتی   ۴۴

نگهداری ازرایانه و وسایل ذخیره سازی   ۴۴

تعمیر وترمیم پایگاه داده ها ۴۶

فشرده کردن پایگاه داده ها ۴۷

قفل کردن پایگاه دادها بااستفاده از MDE  48

رمزگذاری پایگاه داده ها ۵۰

تهیه پشتیبان از پایگاه داده ها ۵۲

حذف رمز عبور  ۵۳

تعریف داده Data