طبقه بندي اسناد:در بسياري از موارد تطبيق ساختار فيزيكي بايگاني با ساختار موضوعي اسناد به دلايل مختلف مانند نوع و حجم اسناد ورودي به بايگاني و يا قرار گرفتن اسناد در موضوعات مختلف امكان پذير نيست. براي رفع اين مشكل در سيستم بايگاني بريد براي اسناد و پرونده ها امكاني تعبيه شده است تا بتوان آنها را در يك و يا چند موضوع مختلف قرار داد و از اين طريق بتوان اسناد و پرونده ها را از طريق موضوعي نيز بازيابي نمود. ساختار سلسله مراتبي موضوعات در اين سيستم انعطاف بيشتري در بازيابي اسناد ايجاد كرده است. ايده آل ترين و ساده ترين شكل و روش در بايگاني اسناد استقلال ساختار فيزيكي از ساختار موضوعي است و اين مهم جز با يك سيستم بايگاني توانمند مانند بايگاني بريد امكان پذير نخواهد بود.
مديريت امحاء اسناد:در بسياري از موارد با مرور زمان نياز به اصل اسناد از بين مي رود و نگهداري فيزيكي اين اسناد مشكلات بسياري را براي سازمان به ارمغان مي آورد. با توجه به اينكه نسخه الكترونيكي از اين اسناد در سيستم بايگاني وجود دارد و هزينه نگهداري آن در مقايسه با نگهداري اسناد به شكل فيزيكي بسيار ناچيز است مي توان نسخه فيزيكي اسناد را در دوره هاي زماني خاصي از بين برد. در سيستم بريد امكاناتي فراهم شده است تا سياست هاي لازم در اين موارد را تعريف نموده و با گزارشات متنوع در اين مورد اسنادي كه موعد امحاء آنها فرارسيده است را استخراج نمود و نسبت به امحاء آنها اقدام كرد.
امنيت:در روشهاي سنتي و دستي بايگاني اسناد؛ امكان دستكاري، از بين رفتن، صدمه ديدن و حتي مخدوش شدن وجود دارد درحاليكه با الكترونيكي شدن اسناد و گردش اين اسناد به صورت الكترونيك احتمال اين امر بسيار كم است. يكي از مشكلات سيستم بايگاني دستي اسناد، نحوه كنترل دسترسي به آنهاست كه محدود به ساختار فيزيكي بايگاني است. با بكارگيري سيستم بايگاني بريد امكان تنظيم دسترسي حتي تا جزئي ترين ساختارهاي بايگاني امكان پذير است. علاوه بر اين، دسترسي به اسناد با سرويس امانت الكترونيكي به سادگي قابل كنترل و رديابي است
چكيده
تعاریف و ا صطلاحات بایگانی
آشنايي با مفهوم بايگاني
تاریخچه بایگانی
فواید بایگانی
محل و لوازم بایگانی
انواع مهر هامورد نياز در واحد هاي بايگاني
ويژگي هاي تخصصي ، شخصيتي رفتاري مسئولان بايگاني و دفتري
اهم اين خصوصيات فهرست وار عبارت است از
اداره ي ا مور بايگا ني
مزاياي شيوه ي غير متمركز
عوامل موثر در برقراري سيتم متمركز يا غير متمركز
مراحل و نحوه ي استفاده از كامپيوتر
موارد استفاده ي بايگاني كامپيوتر در اموراداري و استخدامي
توانايي جمع آوري اسناد و مدارك ، آمار و ارقام جهت بايگاني
جمع آوري اطلاعات لازم
ترتیب ثبت اسامی روی پوشه ها ودفاتر راهنما
روش شماره گذاري متوالي يا مسلسل (سيستم شماره اي محض)
نحوه استفاده از اين روش
دفترراهنماي الفبايي
روش شماره گذاری بر اساس حرف اول ودوم نام خانوادگی
روش دهد هی( دسیمال)
روش جغرافیایی
آشنايي با اسناد خريد
مطالعه ي اسنادو مدارك موجود در سازمان
اصول روش های بایگانی
تعریف طبقه بندی از نظربایگانی
روش های بایگانی
روشهای تنظیم پرونده های اسمی
مفهوم سند خريد
اسناد مورد نياز خريد هاي عمده
واحد كارپردازي موظف به انجام امور زير مي باشد
آشنايي با ويژگي هاي اسناد و مدارك
شرايط احراز و خصوصيات بايگان فني
بايگاني انواع نقشه
انواع ارتباط
برقراری ارتباطات صحیح درسازمان
ارتباط بامافوق سازمانی وتهیه گزارش
تعریف گزارش
فرم گزارش وانواع آن
عنوان گیرنده گزارش
گزارش تحلیلی
مراحل گزارش نویسی
آشنايي با فرم ها و دف
كد گذاري و بايگاني نقشه ها
توانايي بايگاني انواع نامه ها
کنترل و طبقه بندی اسناد
ثبت و بایگانی اسناد محرمانه
توانايي امحا پرونده
آيين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها
مفهوم اوراق زائد
حفاظت از اسناد و مدارك
اترمورد استفاده در بايگاني
فرم فهرست محتويات پرونده
فرم جايگزين پرونده هاي انتقالي
انواع خا موش كنننده ها
تعريف لغوي سند
پاراف چيست؟
فلسفه ي سند نويسي
نامه اداري
يادداشت اداري
نحوه ي كدگذاري واحدهاي سازماني
بايگاني مكاتبات اداري
روش موضوعي چيست؟
لاك و مهر كردن به دو روش
تعيين تكليف پرونده هاي راكـد
ارسال پرونده ها به بايگاني راكد
منابع