 a ـ مبادله اطلاعات
 مستندات وسيله اي براي انتقال و مبادله اطلاعات مي باشند . نوع و گستره مستندات بستگي به نوع محصولات و فرآيندهاي سازمان ، ميزان رسميت سيستم هاي ارتباطي و سطح توانمندي هاي ارتباطي درون سازمان و فرهنگ سازماني دارد .
 b ـ شواهد انطباق
 مستندات ، شواهدي براي اينكه چه برنامه ريزيهايي صورت گرفته و عملاً چه اقداماتي انجام شده است ، فراهم
مي سازد .

• اطلاعات و وسيله نگهداري و انتقال آن را سند مي نامند .
• مثال روش اجرايي ، نقشه ، گزارش ، سوابق ، مشخصات .
• يادآوريوسيله انتقال اطلاعات ممكن است بصورت كاغذ ،نوار مغناطيسي ديسك نوري يا الكترونيكي ، عكس يا نمونه اصلي و يا تركيبي از آنها باشد .

 بند 4.2.1 ، اين استاندارد تحت عنوان ‹‹ كليات ››‌بيان مي كند كه مدارك سيستم مديريت كيفيت بايد شامل موارد ذيل باشد
 a ـ بيانيه هاي مكتوب خط مشي كيفيت و اهداف كيفيت .
 b ـ نظامنامه كيفيت .
 c ـ روش هاي اجرايي مدون مورد نياز اين استاندارد .
 d ـ مدارك مورد نياز سازمان براي اطمينان از برنامه ريزي ، اجرا و كنترل اثر بخش فرآيندهاي آن .
 e ـ سوابق مورد نياز اين استاندارد .
 يادآوري ميزان و گستره مستندات بستگي به عوامل ذيل دارد
ـ اندازه سازمان و نوع فعاليتهاي آن .
ـ پيچيدگي و تعامل فرآيندها .
ـ‌ شايستگي كاركنان .

 c ـ روش اجرايي مدون
در استاندارد ISO 90012000 ، مشخصاً براي فعاليت مشروحه ذيل نياز به روش اجرايي مدون يا مكتوب مي باشد
1 كنترل مدارك 4.2.3
2 كنترل سوابق 4.2.4
3 مميزي داخلي 8.2.2
4 كنترل محصول نا مطابق 8.3
5 اقدام اصلاحي 8.5.2
6 اقدام پيشگيرانه 8.5.3
 برخي سازمانها ممكن است ادغام روشهاي اجرايي چند فعاليت ، دريك روش اجرايي مكتوب را مناسب تر تشخيص دهند ، ماننداقدام اصلاحي و اقدام پيشگيرانه .
 سازمانهاي ديگر ممكن است يك فعاليت مورد نظر را در بيش از يك روش اجرايي ، مكتوب نماينده ، مانند مميزي داخلي .
 هر دو مورد فوق ، قابل قبول مي باشد .

---

برچسب ها: پاورپوینت اهمیت مستند سازی بررسی اهمیت مستند سازی اهداف و اجزای اصلي مستند سازی